Всем
тем, кто только собирается поступить на учебу в колледж или университет за
рубежом, следует знать, что вам придется часто писать имейлы своим
преподавателям. Ну, а те, кто уже
получает образование за рубежом, наверняка уже столкнулись с этим явлением.
Такая
необходимость появляется, когда нужно написать своему научному руководителю по
поводу вашей работы и попросить его о консультации. Или нужно попросить совета,
отправить очередную главу своей работы на проверку, объяснить ваше отсутствие
на лекции – причин для написания имейлов множество.
А получать имейлы я тоже буду?
И
не один! В колледжах и университетах учатся сотни студентов и вам придется
взаимодействовать со многими из них. Вам также будет рассылаться огромное
количество информации – учебные пособия, расписания, темы эссе. Также часто
колледжи имеют свои странички в соцсетях, например в Facebook или
рассылают смс. Но все же чаще используемое средство связи со студентами –
имейл.
А мне зачем писать имейлы?
Преподаватели
и персонал учебных заведений обычно имеют очень плотный график и не всегда
находят время на личные встречи с вами. У них большое количество собраний,
которые отбирают у них немало времени. Если же вы напишите преподавателю имейл,
то у него будет возможность самому назначить вам время для консультации.
Имейлы отличаются от писем?
И да
и нет. Вероятно, вы уже знаете, как писать письма, особенно если изучали
английский язык и сдавали международные экзамены. Написание имейлов слегка отличается от
написания обычных писем. Нужно придерживаться определенных правил, чтобы
корректно написать электронное письмо. Всегда нужно помнить, кому вы его пишете
– профессору или другу.
Вот
пример неудачного имейла от студента профессору. Опытный человек сразу увидит,
что в нем не так.
А
вот пример грамотного, вежливого общения с преподавателем-наставником.
(1)
Напишите актуальную тему вашего обращения
(2)
Всегда начинайте с Dear + name, например, Dear
Sarah. В Великобритании можно обращаться к преподавателю по имени, даже если он
– профессор. Но если вы хотите звучать вежливо, стоит написать Dear Professor
Smith.
(3)
Употребляйте устоявшиеся фразы типа ‘Please find
attached’, чтобы сказать о том, что в письме есть вложения.
(4) Используйте вежливые фразы, такие как
‘could you’; would you mind helping me’, или ‘would it be possible to’.
(5)
Имейл следует завершать так же, как и письмо -
Best wishes, Best regards, или Yours sincerely
(6)
Напишите свое имя. Имейл – это не смс, и
преподавателю сложно догадаться, кто скрывается за тем или иным адресом
электронной почты.
Что нужно, и что нельзя
Нужно:
1. Проверять почту
хотя бы 1 раз в день
2. Отвечать на
имейлы в этот же день
3. Писать
актуальную, информативную темы сообщения
4. Обязательно
начинать свой имейл с приветствия типа: Dear Michael, or Dear Dr Smith.
5. Обязательно
напишите преподавателю электронное письмо, если вы будете отсутствовать на
занятии
6. Также
обязательно проинформируйте преподавателя о своей проблеме (если таковая
имеется) с помощью имейла
7. Проверяйте
имейлы на наличие грамматических и орфографических ошибок, но не слишком
беспокойтесь.
8. Пишите
коротко и ясно, старайтесь уложиться в 5-8 строчек.
9. Не забудьте
подписать свое имя в конце имейла
Нельзя:
1. Писать имейлы
по образцу смс – имейл больше похож на письмо.
2. Не
используйте аббревиатуры или другие сокращения, применяемые в переписках, типа U
for YOU, or LOL (Laugh Out Loud).
3. Не пишите
сообщение ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ – выглядит так, будто вы кричите.
4. Не ждите
мгновенного ответа – преподаватель, возможно занят, но он ответи сразу же, как
появится такая возможность.
5. Не
присылайте преподавателю свою работу для чтения и проверки. Сначала спросите,
устроит ли его это.
Автор статьи-оригинала: Alistair McNair, Programme Leader for Business, Hospitality, Tourism
and Social Sciences at UBIC